Dec 12, 2020

Tout savoir sur les subtilités du vote par correspondance en assemblée générale de copropriétaires

Questions juridiques
Les assemblées générales
Le vote par correspondance en assemblée générale de copropriétaires, instauré par la loi ELAN de 2018 et son décret d'application de juillet 2020, a connu un très fort élan dans le cadre du confinement rendant impossible la tenue physique d'assemblée générale de copropriétaires. Toutefois, compte tenu de la jeunesse de ce dispositif et de certaines approximations législatives, de nombreuses questions se posent sur la mise en application et l'interprétation de cette nouvelle procédure de vote en assemblée générale. Nous tentons dans cet article d'y apporter des réponses !

Quelle est la base juridique du vote par correspondance en assemblée générale ?

La loi ELAN du 23 novembre 2018 permet aux copropriétaires de voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale à l’aide d’un "formulaire de vote" (article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 définit les modalités de ce mode de vote.

Le modèle du formulaire de vote est fixé par un arrêté de la même date.

Aucune mention existante sur le formulaire ne peut donc être supprimée par le syndic de copropriété.

Le vote par correspondance est-il obligatoire ?

Oui. Le syndic doit obligatoirement joindre le formulaire de vote  par correspondance à chaque convocation d'assemblée générale (AG), et ce quelles que soient les modalités de tenue d'AG (article 9 du décret 67 et article 17-1 A de la loi de 65).

Quelles sont les modalités pratiques du vote par correspondance ?

  • Le formulaire de vote doit être communiqué au syndic de copropriété au plus tard 3 jours francs avant l'assemblée générale,
  • Pas de formalisme de renvoi imposé (par PDF, courrier simple, remise en mains propres, LRAR, pigeon voyeur, exactement comme pour le pouvoir),
  • Un formulaire ne peut pas modifier une résolution proposée à l'ordre du jour. Si un vote est exprimé en modifiant l'objet de la résolution, le vote (et non le formulaire de vote) est nul.
  • Néanmoins, si l'annotation ne porte qu'une précision dont les effets ou la portée sont déjà encadrés par la résolution, le vote est valide puisqu'il ne dénature pas la résolution.

Comment comptabiliser les votes par correspondance sur la feuille de présence de l'assemblée générale ?

La feuille de présence doit indiquer :

  • Les nom et domicile des copropriétaires ayant voté par correspondance,
  • La date de réception du formulaire par le syndic (article 14 du décret 67).

Comment se passe le dépouillement des bulletins de vote par correspondance ?

Le législateur n'est pas venu apporté de précision légale ou réglementaire sur l'encadrement du dépouillement des bulletins de vote par correspondance.

Il est possible mais pas obligatoire que des membres du conseil syndical soient présents lors du dépouillement.

Pour éviter des soupçons de fraude ou réduire les risques d'erreur, il peut également être prévu que les bulletins de votes par correspondance soient également adressés au conseil syndical en plus du syndic, mais rien ne l'y oblige.

L'enregistrement des votes par correspondance sur le logiciel doit se faire avant l'assemblée générale mais les formulaires doivent rester à la disposition du syndic au cours de l'AG (ils doivent être joints à la feuille de présence).

Comment traiter le vote d'un copropriétaire présent ou représenté à l'assemblée générale et ayant voté par correspondance ?

Si un copropriétaire est présent (ou représenté) à l'assemblée générale et qu'il a adressé un formulaire de vote par correspondance, ce dernier ne doit pas être pris en compte (article 14-1 du décret 67).

Ce sont les votes exprimés en séance par le copropriétaire ou par son représentant qui doivent être pris en compte.

Comment comptabiliser une absence de vote sur une résolution du formulaire de vote par correspondance ?

Pour rappel, le formulaire de vote par correspondance présente la liste des résolutions de l'ordre du jour avec trois choix possibles à cocher : POUR, CONTRE ou ABSTENTION.

Si un copropriétaire n'a pas coché de choix sur une résolution, il doit être considéré comme défaillant pour cette résolution.

Si le syndic de copropriété le compte comme abstentionniste, il s'agit d'une erreur (l'abstention est une case bien spécifique).

Comment traiter le cas du choix d'un prestataire pour une résolution de vote de travaux en utilisant le formulaire de vote par correspondance ?

Si une résolution dont l'objet est de voter des travaux ou la mise en place d'un contrat de prestation propose plusieurs contrats ou devis de prestataires, les copropriétaires votant par correspondance sont dans l'incapacité de choisir l'entreprise qu'ils souhaitent.

En effet, le formulaire de vote prévoit uniquement le choix entre voter POUR, CONTRE ou ABSTENTION. Les copropriétaires ne peuvent rajouter de mention.

Aussi, si le choix du prestataire doit absolument être fait en AG (si, de principe, le CS refuse que l'ODJ propose une résolution de délégation au CS pour le choix du prestataire plus tard), le vote par correspondance "favorable" au travaux doit être classé comme "défaillant".

Pour que les votants par correspondance puisse participer à la désignation du prestataire, il est nécessaire de faire, pour chaque devis, une résolution distincte (comme pour les syndics lorsqu'il y a une mise en concurrence).

Comment traiter les bulletins de vote par correspondance pour une résolution qui aurait fait l'objet de modifications en AG ?

De principe, une résolution ne peut faire l'objet d'une modification en séance par rapport à sa rédaction dans la convocation adressée à tous les copropriétaires.

Néanmoins, lorsque la résolution est régulièrement amendée en cours d'AG, les votes par correspondances "favorables" doivent être classés comme "défaillant" (article 17-1 A de la loi de 65).

En sus des indications obligatoires sous chaque vote, il devra aussi être indiqué les noms et nombre de voix des votants par correspondance qui ont dû être assimilés comme défaillants suite à l'amendement portée à la résolution.

Comment traiter le bulletin de vote par correspondance d'un copropriétaire qui aurait modifié la résolution ?

Le copropriétaire doit être considéré comme "défaillant" pour cette résolution.

Comment traiter les résolutions qui peuvent faire l'objet d'un second vote "passerelle" au cas où la majorité requise ne serait pas atteinte en premier vote (25-1 et 26-1) ?

Si une résolution qui doit se voter à la majorité de l'article 25 ou 26 n'obtient pas la majorité requise pour une adoption en première lecture, mais qu'elle obtient le seuil requis pour passer à un second vote "passerelle", le syndic ne peut pas reprendre les mêmes votes et appliquer simplement le scrutin à la nouvelle majorité.

En effet,  la loi précise qu'il s'agit d'un second vote, et non d'un abaissement de majorité. Nous ne devons pas présumer que le votant conserve son vote.

Selon la loi, si l'AG doit passer à une seconde lecture, mais que le formulaire de vote ne prévoit pas cette possibilité, le votant par correspondance doit être considéré comme  "défaillant".

Pour éviter ce risque, chez Homeland nous prévoyons sur le formulaire de vote par correspondance cette possibilité (ligne de vote supplémentaire) en reprenant, à titre indicatif, les termes de l'article 25-1 ou 26-1.

Le copropriétaire doit donc émettre son vote pour les résolutions concernées 2 fois : une pour la première lecture, et une en cas de seconde lecture.

Exemple :

Le syndic a-t-il le droit de convoquer une assemblée générale uniquement par correspondance ?

Oui. Selon l'Article 22-2 de l'Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, le syndic ne peut convoquer de cette manière qu'à partir du moment où :

  • L'état d'urgence sanitaire autorise les syndics à décider seul de convoquer les AG à distance,
  • Et qu'une visio/audioconférence n'est pas possible.

Comment se passe l'élection du bureau de séance dans le cas d'une assemblée générale uniquement par correspondance ?

Président de séance

La loi prévoit que les missions qui incombent au président de séance sont automatiquement dévolues au Président du Conseil Syndical (Article 22-3, 4° de l'Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020).

A défaut de PCS, ce sera un des membres du conseil syndical, et à défaut de participation de membres du CS à cette AG, ce sera l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic qui assurera les missions du président de séance.

Il n’y a donc pas d’élection du président de séance prévue à l'ordre du jour.

Une bonne pratique, que nous appliquons chez Homeland, consiste à prévoir une résolution d'information sur ce point.

Scrutateur

💡 Pour rappel, la désignation du scrutateur n'est obligatoire que si le règlement de copropriété le commande.

Dans le cas d'une assemblée générale 100% vote par correspondance, les candidatures ne pouvant être collectées en séance, une élection est impossible.

Une bonne pratique appliquée par Homeland consiste donc à présélectionner un candidat volontaire dans la résolution afin que le vote puisse prendre place.

Secrétaire de séance

Dans le cas d'une assemblée générale 100% vote par correspondance, les candidatures ne pouvant être collectées en séance, une élection est impossible.

Néanmoins, la loi prévoit qu'en l'absence d'élection d'un secrétaire, c'est au syndic d'assurer cette mission (article 15 du décret du 17 mars 1967).

Si le conseil syndical souhaite que le syndic ne soit pas secrétaire, le nom d'un candidat volontaire doit être donné pour qu'il figure dans l'ordre du jour de la convocation.

Une résolution d'information est également conseillée.

Comment se passe l'élection des membres du conseil syndical dans le cas d'une assemblée générale uniquement par correspondance ?

Dans le cas d'une assemblée générale 100% vote par correspondance, les candidatures ne pouvant être collectées en séance, une élection est impossible.

Il est donc conseillé de présélectionner les candidats volontaires dans une résolution pour que le vote prenne place (une résolution par candidat, qui doit donc prévoir les votes "passerelles" comme vu ci-dessus puisque ces résolutions se votent à la majorité de l'article 25).

Une bonne pratique appliquée par Homeland consiste donc à présélectionner les candidats volontaires dans les résolutions afin que le vote puisse prendre place.

Comment se passe la signature du procès-verbal dans le cas d'une assemblée générale uniquement par correspondance ?

Le président de séance (voir plus haut) certifie exacte la feuille de présence et signe le procès-verbal de l'assemblée générale dans les huit jours suivant sa tenue (article 22-3 ordonnance du 25 mars 2020).

La loi ne le mentionne pas, mais en toute cohérence, le président de séance ne peut certifier la feuille de présence que s'il dispose des copies des formulaires de vote par correspondance. Aussi, selon-nous, ils doivent lui être communiqués en même temps.

Si l'assemblée générale a voté la désignation d'un scrutateur (voir plus haut), celui-ci doit également être destinataire de la feuille de présence et du procès-verbal de l’AG dans les huit jours (avec les formulaires) pour signature.

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