Questions comptables
Comprendre la comptabilité de copropriété

Comment récupérer ces charges auprès de mon ou mes locataires ?

Dec 12, 2020

Pour quels types de location puis-je récupérer ces charges ?

💡 La récupération des charges s'applique aux types de location suivantes :

  • Location d'un logement vide du secteur social ou du secteur privé (logement conventionné ou non, logement loi de 48)
  • Location d'un logement meublé signée depuis le 27 mars 2014
  • Location d'un logement meublé signée avant le 27 mars 2014 et y faisant référence

⚠️ Les logements loués en colocation ou avec un bail mobilité font l'objet de dispositions particulières.

Comment procéder si je loue un logement vide ?

💡 Le paiement des charges se fait par provisions (paiements de même montant) avec régularisation annuelle.

👉🏻 Les provisions

Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
  • du budget prévisionnel, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

👉🏻 La régularisation annuelle

Pour mémoire le calcul s'effectue en comparant le total des provisions déjà demandées à votre ou vos locataires et les dépenses effectives engagées.

💡 Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an.

⚠ Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu à votre ou vos locataires. En revanche, si la provision est insuffisante, vous pouvez demander un complément.

Que dois je fournir comme justificatifs ?

💡 Le montant des charges que vous pouvez récupérer doit obligatoirement être justifié.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, vous devez communiquer à votre ou vos locataires les documents suivants :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),
  • le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif,
  • une note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude.

Sur demande du locataire, vous devez lui transmettre le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier.

⚠ Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, vous devez tenir à la disposition du ou des locataires l'ensemble des pièces justificatives.

⚠ Si la régularisation du paiement des charges n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Comment procéder si je loue un logement meublé ?

Les charges sont récupérables de deux manière différentes :

Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de provisions

Dans ce cas, vous devez procéder de la même façon que celle décrite ci-dessus pour un logement vide.

Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de forfait

⚠ Dans le cas présent, vous n'avez pas à faire de régularisation. En revanche, le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

Le montant du forfait est obligatoirement indiqué dans le bail signé avec votre ou vos locataires et son versement s'effectue en même temps que celui du loyer conformément aux dispositions inscrites dans le bail.

Comment procéder si c'est une colocation ?

Deux cas de figures existent en fonction du type de bail mis en place.

J'ai signé un bail unique avec tous les colocataires

Les charges sont récupérables de deux manière différentes  :

Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de provisions

Dans ce cas, vous devez procéder de la même façon que celle décrite ci-dessus pour un logement vide.

Mon bail mentionne que les charges locatives sont sous forme de forfait

⚠ Dans le cas présent, vous n'avez pas à faire de régularisation. En revanche, le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

Le montant du forfait est obligatoirement indiqué dans le bail signé avec votre ou vos locataires et son versement s'effectue en même temps que celui du loyer conformément aux dispositions inscrites dans le bail.

J'ai signé un bail avec chaque colocataire

Dans le cas présent, chaque colocataire doit payer sa part du loyer et toute somme due au bailleur comme indiqué dans son contrat de location. Les charges sont récupérables de deux manière différentes, en fonction de ce qui a été prévu sur le bail, sous forme de provisions (idem à ci-dessus) ou sous forme de forfait (idem à ci-dessus).

Comment procéder si je loue avec un bail mobilité (bail allant de 1 à 10 mois) ?

💡 Pour ce type de bail les charges récupérables sont payées simultanément avec le loyer sous la forme d'un forfait.

Le montant du forfait et la périodicité de versement sont définis dans le contrat de location signé avec votre ou vos locataires.

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